Para crear los productos y los proveedores, vaya al menú Inventario de productos, pulse click en la opción
Crear / Consultar en la cual se encuentran las opciones de productos y proveedores.
Productos: En esta opción se permite crear, consultar, modificar, eliminar productos; realizar compras y ajustes.
Para crear un nuevo producto, haga click en el botón Nuevo.
Digite el código, nombre y fecha de ingreso del producto, seleccione si tiene IVA, escriba el stock mínimo, forma de uso,
cantidad y al lado las unidades (Kg., c.c., grs., etc.). Tenga muy en cuenta que si adquiere un producto que viene en un frasco
de 500 c.c., cuando va a ingresar la cantidad que compró, no coloca un frasco sino 500 c.c.; si compró una tonelada de abono,
ingresa 1000 Kg.; al igual si adquiere un bulto de Urea de 50 Kg. no ingresa un bulto sino 50 Kg. Elija dónde se va a usar el
producto (potreros, alimentación, medicinas, cultivo, maquinarias, equipos de ordeño, peces, otro), acción (promotor de
crecimiento, luteolítico, anti-inflamatorio, antidiarreico, antibiótico, analgésico, etc.), departamento en que se encuentra
(herramientas, medicinas, maquinaria, aperos y sillas, etc.), cuenta contable que afectará (al asignarle una cuenta contable
al producto, todos los movimientos serán cargados de forma automática al módulo de Economía; de igual forma, cuando se hace una
reversión o borrado de ese producto). Si Ud. generó el plan de cuentas, éstas aparecerán automáticamente; si no, cree la cuenta
pulsando el botón Nuevo de esta ventana o genere el plan automático de cuentas. - Ver plan de cuentas.
- Para seleccionar los departamentos o acciones, pulse el botón Buscar (lupa). Si éstos no están creados, pulse el botón
Nuevo de esta ventana. Para realizar una compra, pulse el botón Compras.
- Ver la opción compras del menú Inventario de productos. Para realizar un ajuste de inventario, haga click en el botón
Ajuste; digite la fecha, detalle y cantidad a ajustar. Si va a restar del inventario, digite la cantidad con el signo negativo.
Si desea corregir un dato, dé click sobre el icono Editar y si va a eliminar los datos, dé click sobre el icono Eliminar
registro.
Proveedores: Para crear proveedores, haga click en el botón Nuevo. Digite el código y nombre del proveedor, tipo de
identificación (c.c. o Nit), número de identificación, dirección, ciudad, teléfono, zona, tipo de proveedor; luego, digite
si tiene cupo de crédito, saldo actual, fecha última compra, fecha último pago, número de facturas y dé click en el
botón Grabar.
Si desea corregir un dato, dé click sobre el icono Editar
Compra de productos: Para ingresar a la opción Compra de productos, dé click el en menú Inventario de productos y pulse click
en la opción Compras.
Para realizar la compra de productos, seleccione el proveedor (opcional), digite el número de la factura (opcional) y la
fecha de compra; elija la forma de pago (contado o crédito).
Escoja el producto, digite la cantidad, costo total y pulse la tecla Enter. Repita estos pasos, para los productos que va
a comprar. En la parte inferior puede observar la lista de productos seleccionados; además, algunos datos del último producto
que anexó tales como la cantidad en inventario, el costo de cada unidad existente, el costo unitario de la última compra y
total facturado entre todos los productos seleccionados; por último, pulse el botón Grabar.
Es recomendable imprimir los reportes de compras para confrontarlos con las facturas (opción Consultar/Listar, movimientos
del menú Inventario de productos). Si desea eliminar un registro, dé click sobre el icono Eliminar.
Seleccione el producto; puede observar la cuenta contable que afecta el producto, forma de uso, última
salida, existencias, última compra y costo unitario; digite la fecha de salida, la cantidad, elija la actividad, anote el
destino y el motivo de la salida; luego, pulse la tecla Enter.
Si va a enviar los productos a otra hacienda, active la casilla A otra hacienda, y seleccione la hacienda destino. En
la parte inferior se muestran todos los productos seleccionados para la salida. Por último, haga click en el botón Grabar.
Si va a eliminar un asiento, vaya a Inventario de productos, Reversión, digite el número de comprobante y digite la tecla
Del. o Suprimir. Si por el contrario, va a eliminar todo el comprobante, dé click en el icono Eliminar.
Abonos: En esta opción se permite realizar un abono (pagos parciales) o cancelar una factura. También es posible revertir
un pago realizado.
Para hacer un abono, pulse click en el menú Inventario de productos, escoja la opción Cuentas por pagar y la opción Abonos,
elija el proveedor, la factura, digite el número del comprobante y el valor a abonar; luego, pulse el botón Grabar.
Si va a revertir un abono, elija el proveedor y la factura, luego haga click en el botón Eliminar registro.
Consultas: Para ingresar, escoja la opción Inventario de productos y pulse click en la opción Cuentas por pagar/Consultas,
dentro del cual encuentra: facturas, movimientos y facturas por proveedor.
Facturas: Permite consultar las facturas por pagar de todos o de un determinado proveedor.
Seleccione el proveedor, tipo de factura (vencidas, por vencer o todas), defina la condición para la consulta (igual, mayor,
menor) y digite los días. Por ejemplo: para consultar las facturas de todos los proveedores que tengan diez o más días de
vencidas, se hace lo siguiente: en Proveedor: seleccione todos, en Tipo de factura: vencidas, en Condición: ">=" y en Días: se
digita 10. Luego, dé click en el botón Vista previa. Puede exportar los datos a un archivo de Excel.
Movimientos: Permite consultar todos los pagos parciales realizados en un período determinado. Debe ingresar la fecha inicial
y la final del período que desea consultar; además se pueden exportar los datos a Excel.
Facturas por proveedor:
Permite consultar las facturas por pagar de todos o de un determinado proveedor. Seleccione el proveedor, tipo de factura
(vencidas, por vencer o todas), defina la condición para la consulta (igual, mayor, menor) y digite los días. Por ejemplo:
para consultar las facturas de todos los proveedores que tengan diez o más días de vencidas, se hace lo siguiente: en
proveedor: seleccione Todos, en Tipo de factura: vencidas, en Condición: ">=" y en Días: se digita 10. Luego, dé click en el
botón Vista previa.
Para consultar los productos (inventario, movimientos, existencias, productos ajustados) pulse click
en el menú Inventario de productos, escoja la opción Consultar/Listar.
Dentro de esta opción se encuentra: inventario de productos y general, movimientos, productos con N existencias,
existencia menor al stock y productos ajustados.
Inventario
Productos: Permite consultar el inventario de productos, de forma general, por departamentos o acción. Escoja la hacienda,
elija si el inventario es general, por departamentos o por acción. Seleccione si lo desea valorizado y el orden en que desea
ver los datos (código o nombre).
Si el inventario es por departamentos o acción, debe elegir el que va a incluir. Puede exportar los datos a un archivo
de Excel.
General: Muestra la lista de todos los departamentos, acciones, proveedores y usos de los diferentes productos que se
encuentran en la finca. Puede exportar los datos a un archivo de Excel.
Movimientos: Permite consultar todo tipo de movimientos relacionados con el inventario de productos. Elija la hacienda,
seleccione el tipo de movimiento (compras, salidas o todos), digite el período, o si quiere consultar todos los movimientos
realizados, marque la casilla Todos.
Elija si desea ver los productos ordenados por un determinado departamento, proveedor o acción; de lo contrario, marque la
casilla Todos. Puede exportar los datos a un archivo de Excel
Productos con N existencias: Muestra un listado con todos los productos que tengan (n) existencias; si desea, puede verlo
valorizado y ordenado por nombre o código. Puede exportar los datos a un archivo de Excel.
Consultar existencia menor al stock:
Muestra la lista de todos los productos que tienen existencia menor a la cantidad mínima que debe existir en el stock.
Listados de productos ajustados: Permite ver la lista de productos que fueron ajustados en un determinado período. Puede
exportar los datos a un archivo de Excel.
Esta opción permite pasar los códigos de los inventarios a otras fincas.
Para ingresar, entre como lo indica la imagen.
El usuario selecciona la finca que tiene los códigos a pasar en la opción Pasar los códigos de la hacienda; selecciona la(s)
hacienda(s), y en la parte inferior marca las casillas de las haciendas a las que se les desea pasar esos códigos de inventario.
En la opción Pasar, también puede incluir los departamentos creados en el inventario de productos y el usuario puede elegir
si reemplaza los códigos existentes en la otras haciendas o si no. Una vez seleccionadas las haciendas pulse click en el
botón Guardar.
En esta opción del programa, el usuario puede borrar el inventario de
productos del Software. Debe ser cuidadoso al utilizar esta opción.
Permite eliminar todo el inventario de productos o sólo las existencias y valores de los productos (opción sólo
existencias de productos). También puede elegir, si desea, eliminar los departamentos, cuentas por pagar y/o proveedores.
Al seleccionar esta opción, el programa le pide que digite la clave (ESTA DEBE SER CREADA POR EL USUARIO EN UTILIDADES,
USUARIOS, "CLAVE PARA PROCESOS ESPECIALES") y haga click en el botón Grabar.
Luego, establezca las opciones para la limpieza del inventario y pulse el botón Borrar.
Crear / consultar.
y si va a eliminar los datos, dé click sobre el icono Eliminar
registro.
