IMPORTANTE

Es importante saber que los datos de la nómina no se reflejan en el menú de Economía. Si quiere que los datos se reflejen, debe ingresarlos por Economía. Primero mire en la Nómina los gastos generales por dependencia y luego entre a la parte de Economía, entrada de Ingresos / Egresos, pulse F3 y escoja en el plan de cuentas los gastos por dependencia e ingresarlos.

Al pasar los datos de Nómina a otro equipo en donde se manejan las mismas fincas, se hace por la opción Filtrar fincas, en Utilidades, Procesos Especiales. Al escoger el destino hay que filtrar solamente nómina y al incluirlos en el otro equipo, hay que entrar a procesos especiales, escoger Incluir finca, escoger el archivo en la parte donde están los tres puntos, elija Nómina (no escoja la opción todos), leer datos y luego marcar la finca e incluirla.

Antes de hacer cualquier proceso de restauración o inclusión, recomendamos hacer una copia de seguridad en el disco duro, por el icono de Copia de seguridad; escoger el destino C y colocar un nombre del archivo. Puede ser por ejemplo: datosnoviembre22 y luego dé click en el icono Realizar copia.

Antes de Abrir un nuevo periodo en la nómina, es recomendable hacer una copia de seguridad de los datos, ya que después de abrir un nuevo período, se cierra el período anterior y no se puede modificar ningún movimiento; si usted quiere corregir el ingreso de un movimiento, sólo tiene que restaurar la copia que hizo. La copia la puede hacer en el disco duro como anteriormente se indicó.

CREACIÓN DE NÓMINA O DE PERSONAL

Nota: antes de realizar la creación de los empleados hay que realizar lo siguiente:

CREACIÓN DE CONCEPTOS

Antes de realizar la creación de los empleados debe crear los conceptos; se debe tomar la opción Creación automática de conceptos.

Para crear o generar los conceptos de forma automática, entre al menú Nómina / Creación / Conceptos / Automática.

En esta opción se establece la forma de pago para los empleados por década (10 días), quincenal (15 días) y mensual (30 días). Una vez escogida la forma de liquidación, pulse click en el botón Generar .

Una vez establecidos los conceptos automáticos, se puede observar éstos en la opción Conceptos manuales. La opción manual es para crear, borrar o modificar algún concepto. En el ícono Editar se puede modificar algunos conceptos. Es aquí donde se coloca el porcentaje de horas extras. Si la persona gana horas extras, se edita el concepto de las horas extras y se le coloca el porcentaje que le corresponde y luego se graba.

CREACIÓN DE RELACIÓN DE CONCEPTOS

Para ingresar a esta opción, entre al menú Nómina / Creación / Relación de conceptos.

En esta opción están establecidos los conceptos con sus respectivos códigos. Aquí se puede modificar el porcentaje de deducción de salud y pensión establecidos por el Régimen Laboral.

Los tiempos de trabajo para adquirir los derechos a primas, vacaciones, cesantías, intereses de cesantías, etc., variarán de país a país y dentro de cada país, de acuerdo a la legislación vigente, por lo tanto, Ud. como usuario, en esta opción puede establecerlos.

CREACIÓN DE DEPENDENCIAS

Para ingresar a esta opción entre al menú Nómina / Creación / Dependencias; en esta opción se crean las dependencias dando click en el botón Nuevo. Se coloca el código, el nombre y se graba.

Se recomienda crear las siguientes dependencias:

01. Administración

02. Ordeñadores

03. Vaqueros

04. Inseminadores

05. Veterinarios o Zootecnistas

06. Otros

CREACIÓN DE FONDOS

DE IGUAL MANERA COMO SE CREAN LAS DEPENDENCIAS, ASÍ SE CREAN LOS FONDOS. Se entra al menú Nómina / Creación / Fondos. Para crear un nuevo fondo, se da click en Nuevo,  le da click en el código, el nombre y se graba.

Si desea borrar el fondo, sólo dé click en el botón Eliminar registro y si lo va a modificar le da click en el botón Editar.

CREACIÓN DE EPS

La creación de fondo de salud es igual a la creación del fondo de pensión.

CREACIÓN DE EMPLEADOS

Después de haber realizado estos pasos, se procede a crear los empleados. Para crear los empleados entre a el menú Nómina / Creación / Empleados.

Al entrar a esta opción, pulsar click en el botón Nuevo; el cursor se ubica automáticamente en el código del empleado; se recomienda que el código sea el número de la cédula, ya que no sólo está hecho con los caracteres suficientes para ello, sino que el mismo programa evita repetir códigos. Luego, en el nombre, se escribe los apellidos y el (los) nombre (s) y así los demás datos como: cédula, dirección, teléfono, fecha de nacimiento, carné de salud, salario, transporte, etc.

Debe tener en cuenta que si la persona gana salario integral o es un trabajador temporal por corto tiempo, no se le ingresa carné, ni transporte, ni fondos, ya que todo va incluido en el salario.

Desde la ventana de creación del empleado se puede crear las dependencias, dando click en la lupa de dependencia y luego click en Nuevo; aparece una semi pantalla; dar click en Nuevo, dar un código y nombre de la dependencia y después grabar y así hacer lo mismo si se quiere crear otra dependencia. Se puede crear el resto de las dependencias por la opción Crear Dependencia.

Lo mismo se hace con la creación de los Fondos, e ingrese el resto de datos como cargo o labor, fecha de ingreso, fecha de ingreso al régimen y luego grabar.

Cuando la nómina se liquida por semanas, debe tener en cuenta en el empleado, colocarle el valor del salario pagado por semana en la casilla Salario semanal. Este valor debe tener descontado el porcentaje de salud y pensión, para que cuando un mes tenga cinco (5) liquidaciones o semanas él tome este valor en el salario del empleado en una de las liquidaciones por semana. Este salario semanal sólo se tendrá en cuenta cuando al momento de liquidar la nómina se marque que “no” incluye salud y pensión en la nómina por semana. Es importante que en los meses que hay cinco (5) liquidaciones no se descuenten las deducciones salud y pensión en una de las cinco (5) liquidaciones. Ejemplo: el mes de julio del 2006 tiene 5 sábados y la nómina se paga todos los sábados; por lo tanto habrá cinco (5) liquidaciones y la primera liquidación es el sábado 1º, de los cuales sólo hay un día que corresponde a julio; los otros seis (6) días de la semana corresponden a Junio, por lo tanto al momento de liquidar esa 1ª liquidación de julio hay que decirle que “no” incluye salud y pensión en la nómina para que las deducciones de salud y pensión no aparezcan en este mes de julio debido a que esa deducción corresponde al mes de junio, pero a las cuatro (4) liquidaciones siguientes “si” se les debe marcar que incluya salud y pensión (mes de julio).

Cuando es semanal, el salario se divide entre cuatro (4) semanas y se hacen las deducciones de salud y pensión en cuatro (4) liquidaciones; por eso, si no se le coloca que “no” incluye salud y pensión en el mes que tenga cinco (5) liquidaciones, quedará que en ese mes se canceló un valor mayor que lo que en realidad se canceló.

En caso de que no se cancelen aportes de salud y pensión en la nómina, no hay que tener en cuenta los meses que tenga cinco (5) liquidaciones. Sólo con no colocar el carné al crear el empleado, no se tendrán en cuenta estas deducciones en el empleado al liquidar.

En caso de que sea un empleado temporal (jornaleros), no ingrese salario básico en el empleado; sólo los datos básicos; tampoco debe ingresar salud o pensión.

MOVIMIENTOS DE EMPLEADOS

Para ver esta opción, entre a el menú Nómina / Movimientos de empleados. Encuentra las siguientes opciones:

NOVEDADES

Para ingresar a la opción Novedades del menú Nómina, dar click en el menú Nómina / Movimientos de empleados/ Novedades.

En esta opción se consultan los movimientos de cada uno de los empleados a los que se les ha hecho liquidación. Aquí se ingresa cualquier movimiento como comisión, bonificación, horas extras, embargos, etc.

Para ingresar una comisión, por ejemplo, luego de haber liquidado la nómina, se escoge el empleado y en la lupa, se escoge el concepto Comisión, se señala con click, se da Enter y se coloca la cantidad en hora/día y en la columna ingresos va el valor de la comisión, le da Enter y luego se graba.

Lo mismo se hace si se graba un Egreso para el empleado, como por ejemplo una multa; la ingresa igual que la comisión y el valor se coloca en la columna Egreso y luego se da Enter y se graba.

Si se graban una(s) hora(s) extras, tiene que haber ingresado el porcentaje que corresponde a cada hora extra (diurna o nocturna, normal o festiva) en la opción Conceptos manuales; para ello debe dar click en el icono Editar, elija la opción deseada, digite el porcentaje, si es por década, quincenal o manual y grabe; luego se procede igual como se ingresa la comisión. Estando en Novedades, escoja en la lupa el concepto horas extras (cualquiera que corresponda); digite la cantidad de horas extras y automáticamente aparecerá el valor a pagar; en Horas extras dé Enter y grabe.

Para borrar un movimiento en Novedades, señale el movimiento con un click y luego dé click en el botón Eliminar.

LIQUIDAR NÓMINA

Para realizar la liquidación de la nómina entre al Menú Nómina / Movimientos de empleados / Liquidar nómina.

Después de haber creado los empleados, debe liquidar la nómina, colocar la fecha de corte que es el último día del período cancelado (semana, década, quincena o mensual) y la forma de liquidación; después de liquidar la nómina no se puede liquidar períodos anteriores.

Debe tener en cuenta al liquidar la nómina por semana los meses que tienen cinco (5) liquidaciones para no incluir las deducciones de aportes en salud y pensión al empleado en una de las cinco (5) liquidaciones. Sólo marcar “si” incluir en cuatro (4) liquidaciones, debido a que el salario mensual, el sistema lo divide en cuatro (4) semanas y en cada semana se le descuenta el porcentaje de salud y pensión. Por eso es que en una de las liquidaciones hay que marcar que no incluye salud ni pensión. Cuando el mes sólo trae cuatro (4) liquidaciones, hay que decir que sí descuente salud y pensión (viene marcada por defecto; no cambiar).

Todos los costos ingresados en esta opción de nómina no se cargan al módulo de Economía; si se desea registrar estos costos en economía, debe hacerlo manualmente en el módulo de Economía. Esto se hizo de esta manera para evitar asientos dobles, ejemplo: un trabajador que está en la nómina y realiza trabajos en las praderas (potreros) de: desmonte, limpieza, etc., allí se registran jornales por mantenimiento de praderas, lo que haría doble el registro; por ello se eligió tenerla de manera independiente.

LIQUIDAR PRIMAS

Para liquidar las primas de los empleados, entre al menú Nómina / Movimientos de empleados / Primas.

En esta opción se liquidan las primas para cada uno de los empleados.

Cada seis meses tiene derecho a medio salario más transporte o se le cancelan proporcionalmente desde el momento que ingresó a laborar. Se liquidan las primas uno a uno, o a todos los empleados

Fórmula:

Primas = Sueldo básico + transporte x días trabajados / 360 días

LIQUIDAR VACACIONES

Para ingresar a esta opción entre al menú Nómina / Movimientos de empleados / Vacaciones.

En esta opción se ingresan las vacaciones a los empleados. Cada empleado que haya trabajado un año completo, tiene derecho a medio salario sin transporte o se le cancelan proporcionalmente desde el momento que ingresó a laborar.

Primero se escoge el empleado, se ingresa el período causado (fecha en que laboró el empleado) y fechas de salida y regreso del empleado; automáticamente aparecen los días de vacaciones y los días hábiles. Se da Enter, se colocan automáticamente el total días a pagar, el valor total y luego se graba.

Fórmula: Vacaciones = Medio sueldo sin transporte x # de días / 360

El Programa multiplica el salario diario sin transporte por los días de ausencia del empleado.

Nota: Si el empleado se retira antes del año y se van a liquidar las vacaciones proporcionales, por la opción de vacaciones, no se pueden hacer porque al no tener el año completo de estar laborando, el Programa dice que el empleado no tiene derecho a vacaciones, por lo tanto se necesita hacer una regla de tres simple así: (¿si en 360 días gana X valor, en X días cuánto gana?).

360 ______ X valor

X días ______ ?

Luego, el valor que dé en resultado, lo ingresa por la opción Novedades.

Siempre que vaya a liquidar las vacaciones a un empleado, éste movimiento debe ser el último en liquidar, ya que si lo ingresa de primero, al tratar de ingresar las primas o las cesantías, por ejemplo, va a decir que el empleado está en vacaciones.

LIBRANZAS

Esta opción funciona igual que la opción de préstamos. Son artículos que los empleados necesitan y la empresa los entrega y les hace el descuento de la nómina en valor (ver opción préstamos para crear o borrar).

LIQUIDAR CESANTÍAS

Para liquidar las cesantías, entre al menú Nómina / Movimientos de empleados / Cesantías.

En esta opción se liquidan las cesantías y los intereses de cesantías; se puede hacer retiro parcial o total. Primero escoja el empleado; se coloca la fecha de retiro. El PROGRAMA le da el valor de las cesantías acumuladas y disponibles a la fecha. Se coloca el valor a retirar y luego se graba. Quedarán guardadas no solamente las cesantías, sino también los intereses de cesantías.

Fórmula: Cesantías = Sueldo básico + transporte x los días (comerciales) trabajados desde el momento que ingresó a laborar / 360.

Cuando al empleado se le hace retiro parcial o es retirado, se liquidan las cesantías proporcionalmente. Para ello se debe sacar los días comerciales trabajados así: Si 365 días equivalen a 360 días comerciales (meses de 30 días) en el año “n” días, ¿a cuántos días comerciales equivalen?

365 ______ 360

“n” días ______ ?

“n” días x 360 / 365 = x días comerciales.

Luego de sacar los días comerciales, se aplica la fórmula de cesantías.

Para borrar las cesantías se ingresa por intereses de cesantías, se digita el código del empleado y El PROGRAMA señala que las cesantías ya fueron liquidadas, que si las desea borrar. Otra forma de borrarlas es por Novedades; si se borran las cesantías por novedades, hay que borrar los intereses de cesantías también.

INTERESES CESANTÍAS

Los intereses de cesantías se liquidan en base al 1% mensual del total de las cesantías, o sea el 12% anual.

Se recomienda que los intereses de cesantías sean liquidados por la opción Liquidar Cesantías y si se van a borrar, hacerlo por la opción Liquidar cesantías. Esta opción se recomienda utilizarla sólo a manera de consulta.

Fórmula:

Intereses de cesantías = Total cesantías x 1% mensual

ABRIR UN NUEVO PERÍODO

Para abrir un nuevo período en la nómina, entre al menú Nómina / Movimientos de empleados / Abrir período. Para abrir el nuevo período Ud. debe digitar la fecha del siguiente período a liquidar.

Si se liquida mensualmente, el día debe ser el último del mes que se va a liquidar; si es quincenal, década o semanal se debe digitar el ultimo día del período cancelado.

Nota: Luego de abrir un nuevo período, el período anterior se cierra y no se puede corregir ningún movimiento y sólo se podrá consultar el acumulado por concepto en la opción Reportes. Lo último que se debe hacer es liquidar la nómina.

LIMPIAR NÓMINA

Para realizar el proceso de limpieza de nómina, entre al menú Nómina / Movimientos de empleados / Limpiar nómina.

En esta opción se pueden borrar todas las dependencias y todos los fondos de salud y pensión. Se pueden borrar los saldos liquidados a todos los empleados dejando sólo los empleados creados y los conceptos definidos.

También puede borrar toda la nómina. Sólo tiene que digitar la clave (ESTA DEBE SER CREADA POR EL USUARIO EN UTILIDADES, USUARIOS, "CLAVE PARA PROCESOS ESPECIALES") y haga click en el botón Grabar.

REPORTES

Para ingresar a los reportes ingrese al menú Nómina / Reportes.

En esta opción de reporte el usuario puede consultar las siguientes opciones:

PLANILLA DE PAGO

Para ingresar a la opción Planilla pagos ingrese al menú Nómina / Reportes / Planilla de pagos.

Al ingresar a esta opción, puede consultar los movimientos liquidados a los empleados y que aun no se les ha hecho cierre. Se puede consultar total, individualmente o por dependencia. Puede imprimir para su respectiva entrega y firma de planilla y también, con el icono Vista previa, ve todos los movimientos.

NÓMINA DE EMPLEADOS

Para ver esta opción ingrese al menú Nómina / Reportes / Nómina de empleados.

En esta opción se puede sacar un listado de los empleados por dependencia, individual o todas y los empleados de forma individual o todos. Los puede también imprimir.

PLANILLA DE FONDO DE PENSIÓN

Aquí se consulta el listado a pagar de cada empleado al fondo de pensión. Los observará por fondo individual o todos.

Digite la fecha y luego dé click en el ícono Vista previa . Haga la respectiva impresión si lo desea en el botón Imprimir .

PLANILLA DE FONDO DE SALUD

Al igual que en fondo de pensiones, en esta opción puede ver un listado a pagar de cada uno de los empleados al fondo de salud. Lo mismo que en fondo de pensión se puede observar por fondo individual o todos y también puede imprimirlos.

ACUMULADO POR CONCEPTO

Esta es la única opción que puede mostrar un listado de los empleados cuyos movimientos por todo concepto ya fueron cerrados. Digite la fecha a consultar, dé click en el ícono Vista previa y mostrará un listado acumulado por concepto. Se puede consultar por concepto individual o todos e imprimirlos.

ACUMULADO POR DEPENDENCIA

Esta opción es muy similar a la de acumulado por dependencia; para ingresar dé click en el menú Nómina / Reporte / Acumulado por dependencia.

En esta opción Ud. puede ver un listado de pago de los empleados acumulado por dependencia, individual o todas; también puede imprimir.

VACACIONES

En esta opción se consulta un listado de empleados que están actualmente en vacaciones y de empleados pendientes por salir a disfrutarlas. Se pueden imprimir si lo desea.

PRESTAMOS A EMPLEADOS

Para ingresar a la opción Prestamos entre al menú Nómina / Reportes / Prestamos a empleados.

Esta opción arroja una lista de los préstamos de los empleados con el valor del préstamo, la cuota a descontar y el saldo. Se puede consultar por dependencia o por empleados; sólo hay que digitar el rango de fecha en que se hizo el préstamo y solo se descontará la cuota del préstamo cuando se cierre el período.

LIBRANZAS A EMPLEADOS

Al igual que en el préstamo, muestra el valor de la libranza, la cuota a descontar y el saldo, digitando el rango de fecha en que se hizo el préstamo. También se puede consultar por dependencia o por empleado. Al igual que el préstamo, la cuota se descontará al cerrar el período.